Datenschutzerklärung der WISTA.Service GmbH
Stand: Juni 2024
Der Schutz Ihrer Daten ist uns sehr wichtig. Im Folgenden erklären wir Ihnen, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, und halten weitere in diesem Zusammenhang relevante Informationen bereit.
Inhalt
Kontakt
Markus Wendicke
WISTA.Service GmbH
Datenschutzbeauftragter
Meldestelle
Ihre Meldungen können Sie an folgende E-Mail richten:
meldestelle(at)wista-service.de
Ihre Meldung wird anonym behandelt.
Allgemeines
1. Datenschutzbeauftragter
Zu allen, mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und mit der Wahrnehmung Ihrer Rechte gemäß der DSGVO im Zusammenhang stehenden Fragen können Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten wenden, welchen Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen:
Datenschutzbeauftragter der WISTA.Service GmbH, Kekuléstraße 2-4, 12489 Berlin
datenschutz(at)wista-service.de
(Aus Gründen der Lesbarkeit wird im Text bei Personenbezug die männliche Form verwendet. Nichtsdestoweniger sind damit alle Geschlechter gemeint.)
2. Welche Rechte haben Sie?
Sie haben je nach der Situation im Einzelfall folgende Datenschutzrechte, zu deren Ausübung Sie uns oder unseren Datenschutzbeauftragten jederzeit unter Pkt. 1 genannten Kontaktdaten kontaktieren können:
a) Auskunft
Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre, bei uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten sowie Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten und/oder Kopien dieser Daten zu verlangen. Dies schließt Auskünfte über den Zweck der Nutzung, die Kategorie der genutzten Daten, deren Empfänger und Zugriffsberechtigte sowie, falls möglich, die geplante Dauer der Datenspeicherung oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer ein.
b) Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.
c) Widerspruchsrecht
Soweit Sie betreffende personenbezogene Daten aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
d) Widerrufsrecht
Wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. Hierzu können Sie uns oder unseren Datenschutzbeauftragten jederzeit unter den oben genannten Daten kontaktieren.
e) Recht auf Löschung
Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, und wir sind verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:
- Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.
- Sie legen gemäß obiger Ziff. 2.c Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor.
- Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
- Die Löschung der personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem wir unterliegen.
Dies gilt nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist:
- zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem wir unterliegen, erfordert.
- zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
f) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist:
- die Richtigkeit der personenbezogenen Daten von Ihnen bestritten wird, und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen,
- die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen,
- wir die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigen, Sie sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder
- Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß obiger Ziff. 2.c eingelegt haben, solange noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Gründe gegenüber den Ihrigen überwiegen.
Wurde die Verarbeitung gemäß diesem Buchstaben f eingeschränkt, so dürfen diese personenbezogenen Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden. Haben Sie eine Einschränkung der Verarbeitung erwirkt, werden wir Sie unterrichten, bevor die Einschränkung aufgehoben wird.
g) Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben gem. Art. 20 DSGVO das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, welche Sie uns zur Verfügung gestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und können, soweit technisch möglich, die Übertragung der Daten auf einen anderen Verantwortlichen verlangen, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht.
h) Beschwerderecht
Sie haben gem. Art. 77 DSGVO unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen unserer Datenverarbeitung
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten kann auf verschiedene Rechtsgrundlagen gestützt werden. Sofern wir Ihre Daten zur Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen oder zur Beantwortung von Anfragen Ihrerseits bezüglich eines Vertrages benötigen, ist Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Holen wir für eine bestimmte Datenverarbeitung Ihre Einwilligung ein, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1. S. 1 lit. a DSGVO. Einige Datenverarbeitungen führen wir auf der Grundlage unseres berechtigten Interesses durch, wobei stets eine Abwägung zwischen Ihren schutzwürdigen Interessen und unseren berechtigten Interessen vorgenommen wird. Rechtsgrundlage hierbei ist Art. 6 Abs. lit. f DSGVO. Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir unterliegen, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Nachfolgend erläutern wir, wie wir personenbezogenen Daten über unsere Webseiten verarbeiten.
3.1. Kontaktaufnahme
Bei Ihrer Kontaktaufnahme mit uns per E-Mail werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (Ihre E-Mail-Adresse, ggf. Ihr Name und Ihre Telefonnummer) von uns gespeichert, um Ihre Fragen zu beantworten und Ihre Anliegen zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist insoweit Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.
Soweit Sie dabei Eingaben machen, die nicht für eine Kontaktaufnahme erforderlich sind, tun Sie dies freiwillig. Soweit wir Angaben abfragen, die für eine Bearbeitung Ihrer Anfrage nicht erforderlich sind, haben wir diese stets als optional gekennzeichnet. Diese Angaben dienen uns zur Konkretisierung Ihrer Anfrage und zur verbesserten Abwicklung Ihres Anliegens. Eine Mitteilung dieser Angaben erfolgt ausdrücklich auf freiwilliger Basis und mit Ihrer Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Soweit es sich hierbei um Angaben zu Kommunikationskanälen (beispielsweise eine weitere E-Mail-Adresse, Telefonnummer) handelt, willigen Sie außerdem ein, dass wir Sie ggf. auch über diesen Kommunikationskanal kontaktieren, um Ihr Anliegen zu beantworten. Diese Einwilligung können Sie selbstverständlich jederzeit für die Zukunft widerrufen.
Ihre Daten, die wir im Rahmen der Kontaktaufnahme erhalten haben, werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zwecks ihrer Erhebung nicht mehr benötigt werden, Ihr Anliegen vollständig bearbeitet und keine weitere Kommunikation mit Ihnen erforderlich oder von Ihnen gewünscht ist.
Die WISTA.Service GmbH hat als datenschutzrechtlich Verantwortliche zahlreiche technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, um einen möglichst lückenlosen Schutz der über diese Internetseite verarbeiteten personenbezogenen Daten sicherzustellen. Dennoch können internetbasierte Datenübertragungen grundsätzlich Sicherheitslücken aufweisen. Ein absoluter Schutz kann nicht gewährleistet werden, jedenfalls ist der Versand von unverschlüsselten E-Mails nicht sicher. Wir bitten deshalb darum, sensible Daten nicht mittels unverschlüsselter E-Mail zu versenden, sondern hierfür entweder verschlüsselte Kommunikationswege oder den Postweg zu nutzen.
3.2. Erfassung allgemeiner Daten bei Website-Aufruf
Bei der bloß informatorischen Nutzung der Website, also, wenn Sie sich nicht registrieren oder uns anderweitig Informationen übermitteln (z.B. über ein Kontaktformular), erheben wir folgende technischen Informationen (Logfile-Daten):
- die abgerufene Datenmenge
- die aktuelle IP-Adresse des Endgerätes, mit dem Sie unsere Webseite besuchen
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- die URL der zuvor besuchten Webseite (Referrer)
- die URL der (Unter-)Seite, die Sie auf der Website abrufen
Die Erhebung dieser Daten ist technisch erforderlich, um Ihnen unsere Website anzuzeigen und Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Uns (und unserem Dienstleister) ist regelmäßig nicht bekannt, wer sich hinter einer IP-Adresse verbirgt. Wir führen die oben aufgeführten Daten nicht mit anderen Daten zusammen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO; soweit ein unbedingt erforderlicher Zugriff auf in der Endeinrichtung des Nutzers gespeicherte Informationen stattfindet, auch § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.
Da die Erhebung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung in Logfiles für den Betrieb der Internetseite und zum Schutz vor Missbrauch zwingend erforderlich sind, überwiegt an dieser Stelle unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung.
4. Datenübermittlung
Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet grundsätzlich nicht statt, es sei denn, wir sind gesetzlich dazu verpflichtet oder die Datenweitergabe ist zur Durchführung des Vertragsverhältnisses erforderlich oder Sie haben zuvor ausdrücklich in die Weitergabe Ihrer Daten eingewilligt.
Externe Dienstleister und Partnerunternehmen wie z.B. IT-Dienstleister erhalten Ihre Daten nur, soweit dies erforderlich ist. In diesen Fällen beschränkt sich der Umfang der übermittelten Daten jedoch auf das erforderliche Minimum. Soweit unsere Dienstleister in unserem Auftrag Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, stellen wir im Rahmen der Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO sicher, dass diese die Vorschriften der Datenschutzgesetze in gleicher Weise einhalten. Bitte beachten Sie auch die Datenschutzhinweise der jeweiligen Anbieter. Für die Inhalte fremder Dienste ist der jeweilige Diensteanbieter verantwortlich, wobei wir im Rahmen der Zumutbarkeit eine Überprüfung der Dienste auf die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen durchführen.
Wir legen Wert darauf, Ihre Daten innerhalb der EU / des EWR zu verarbeiten. Es kann allerdings vorkommen, dass wir Dienstleister einsetzen, die außerhalb der EU / des EWR Daten verarbeiten. In diesen Fällen stellen wir sicher, dass vor der Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten ein angemessenes Datenschutzniveau, das mit den Standards innerhalb der EU vergleichbar ist, beim Empfänger hergestellt wird. Dies kann beispielsweise über EU-Standardverträge oder Binding Corporate Rules oder besondere Übereinkommen, deren Regelungen sich das Unternehmen unterwerfen kann, erreicht werden.
5. Datensicherheit
Wir haben umfangreiche technische und betriebliche Schutzvorkehrungen getroffen, um Ihre Daten vor zufälligen oder vorsätzlichen Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder dem Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Unsere Sicherheitsverfahren werden regelmäßig überprüft und dem technologischen Fortschritt angepasst.
I. Für Mieter und Mieterinnen
1. Wer ist Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten?
Die WISTA.Service GmbH, Kekuléstraße 2-4, 12489 ist Verantwortlicher im Sinne der EU Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“).
2. Welche Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir?
Wir verarbeiten Daten, die wir zum Zweck der Vertragsdurchführung, zur Verwaltung der Mietverträge und zur Erstellung der Betriebskostenabrechnung sowie für Anfragen benötigen. Dies können allgemeine Daten zu Ihrer Person wie Kontaktdaten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefon) sowie im Rahmen der Kommunikation mit Ihnen erhaltene Angaben, bspw. Mietfläche, Mietkosten, Verbräuche, Standortdaten, Gebäude sowie Störungsmeldungen, E-Mails, Telefonnotizen, Schriftverkehr oder andere Angaben sein, die Sie uns im Zusammenhang der Vertragsdurchführung übermitteln.
3. Zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Wir verarbeiten die unter Ziff. I.2. benannten personenbezogenen Daten über Sie im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Vorschriften:
a) Zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Erfüllung eines Vertrages, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO
Im Rahmen der Vertragsdurchführung verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir für die Verwaltung der Mietverträge sowie die Erstellung der Betriebskostenabrechnung sowie Bearbeitung von Anfragen benötigen. Dazu gehören zum Beispiel die Firmenadresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Name (Ansprechpartner), Bankverbindung, Mietfläche, Mietkosten, Verbräuche, Standortdaten, Gebäude sowie Störungsmeldungen. Die Datenverarbeitung beruht auf Artikel 6 Abs. 1 b) DSGVO.
b) Aufgrund Einwilligung, Art. 6 Abs. 1. S. 1 lit. a) DSGVO
Soweit Sie uns Ihre Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu bestimmten Zwecken gegeben haben, ist die Verarbeitung durch uns im Rahmen dieser Zwecke rechtmäßig.
c) Aufgrund eines berechtigten Interesses, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO
Zur Wahrung berechtigter Interesse von uns oder Dritten verarbeiten wir, soweit erforderlich, Ihre Daten über die eigentliche Vertragserfüllung hinaus (z.B. Übermittlung an Energieversorgungsunternehmen). Die Verarbeitung hilft uns bei Maßnahmen zur Verbesserung im Rahmen der Mietverwaltung, zur Geschäftssteuerung, zur Abwehr gegen uns geltend gemachter Ansprüche im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten sowie zum Datenaustausch mit Auskunfteien (z.B. Schufa).
d) Aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 c) DS-GVO)
Die Verarbeitung Ihrer Daten ist zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen notwendig, z.B. um Kontroll- und Meldepflichten zur Betrugs- und Geldwäscheprävention sowie steuerrechtlichen Pflichten nachzukommen.
4. Aus welchen Quellen stammen personenbezogene Daten, wenn wir sie nicht bei Ihnen erheben?
Grundsätzlich erheben wir Daten bei Ihnen direkt. Im Übrigen können wir von Ihnen öffentlich zugänglich gemachte, unternehmensbezogene Informationen verarbeiten, wie beispielsweise Unternehmenswebsites.
5. Wer empfängt die Daten?
Wir können Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unseres Unternehmensverbundes übermitteln, soweit dies im Rahmen, der unter Ziff. I.2. dargelegten Zwecke und Rechtsgrundlagen zulässig ist. Zudem erhalten nur die Bereiche Zugriff auf Ihre Daten, welche mit der Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Pflichten betraut sind (z.B. Mietverwaltung, Finanzbuchhaltung, Technischer Bereich, IT-Abteilung sowie externe Dienstleister).
6. Ist die Übermittlung in ein Drittland beabsichtigt?
Unsere Server befinden sich innerhalb der Europäischen Union. Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU findet nicht statt. Falls eine Datenübermittlung in Drittländer stattfindet, werden diese mithilfe schriftlicher Weisungen durch die Vereinbarung der EU-Standardvertragsklauseln zur Einhaltung des Datenschutzniveaus verpflichtet.
7. Wie lange ist die Dauer der Speicherung?
Die bei uns gespeicherten Daten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck ihrer Verarbeitung nicht mehr benötigt werden. Zudem können Daten für die Zeit gespeichert werden, in welcher Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden könnten. Weiterhin speichern wir Ihre Daten, um handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen zu erfüllen. Die gesetzlichen Fristen zur Aufbewahrung betragen maximal 10 Jahre.
8. Erforderlichkeit des Bereitstellens personenbezogener Daten
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten für einen Vertragsabschluss über eine Dienstleistung mit uns erforderlich.
II. Für Bewerber und Bewerberinnen
1. Wer ist Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten?
Die WISTA.Service GmbH, Kekuléstraße 2-4, 12489 ist Verantwortlicher im Sinne der EU Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“).
2. Zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Wir verarbeiten gem. § 26 Abs. 1 i.V.m Abs. 8 S. 2 BDSG die personenbezogenen Daten über Sie für den Zweck Ihrer Bewerbung für ein Arbeits-, Ausbildungs-, Praktikumsverhältnis, soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Arbeits-, Ausbildungs-, Praktikumsverhältnisses mit uns erforderlich ist.
Des Weiteren können wir gem. § 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, soweit dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich ist.
Soweit es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns kommt, können wir gemäß § 26 Abs. 1 BDSG die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten welche im Zusammenhang eines Arbeits-, Ausbildungs-, Praktikumsverhältnisses weiterverarbeiten, wenn dies für die Durchführung oder Beendigung des Arbeits-, Ausbildungs-, Praktikumsverhältnisses oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.
Soweit Sie uns Ihre Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu bestimmten Zwecken gegeben haben, ist die Verarbeitung durch uns im Rahmen dieser Zwecke gem. Art. 6 Abs. 1. S. 1 lit. a) DSGVO rechtmäßig.
3. Welche Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir?
Wir verarbeiten Daten, die mit Ihrer Bewerbung in Zusammenhang stehen. Dies können allgemeine Daten zu Ihrer Person (wie Namen, Anschrift und Kontaktdaten), Angaben zu Ihrer beruflichen Qualifikation, Schulausbildung und Werdegang oder Angaben zur beruflichen Weiterbildung sein oder andere Angaben, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung übermitteln.
4. Aus welchen Quellen stammen personenbezogene Daten, wenn wir sie nicht bei Ihnen erheben?
Grundsätzlich erheben wir Daten bei Ihnen direkt.
5. Wer empfängt die Daten?
Wir können Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unseres Unternehmensverbundes übermitteln, soweit dies im Rahmen, der unter Ziff. II.2. dargelegten Zwecke und Rechtsgrundlagen zulässig ist. Im Übrigen werden personenbezogene Daten in unserem Auftrag auf Basis von Verträgen nach Art. 28 DSGVO verarbeitet, dies insbesondere durch Hostprovider.
6. Ist die Übermittlung in ein Drittland beabsichtigt?
Eine Übermittlung in ein Drittland ist nicht beabsichtigt.
7. Wie lange ist die Dauer der Speicherung?
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten für maximal 6 Monate. Danach werden Ihre Daten gelöscht. Die Daten werden also gespeichert für die Dauer bis zur Entscheidung über Ihre Bewerbung und darüber hinaus bis zum Ablauf der Fristen für die Geltendmachung von Rechtsansprüchen durch Bewerber, zu deren Abwehr die Speicherung Ihrer Daten für uns erforderlich ist. Im Fall von Rechtsstreitigkeiten dauert die Speicherung entsprechend länger als die o.g. 6 Monate.
8. Erforderlichkeit des Bereitstellens personenbezogener Daten
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten für einen Vertragsabschluss über ein Beschäftigungsverhältnis mit uns erforderlich.
III. Für Teilnehmende im Ausschreibungsverfahren
1. Wer ist Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten?
Die WISTA.Service GmbH, Kekuléstraße 2-4, 12489 ist Verantwortlicher im Sinne der EU Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“).
Wir weisen darauf hin, dass diese Datenschutzerklärung nur für die durch uns verarbeiteten personenbezogenen Daten im Rahmen des Ausschreibungsverfahrens und eines ggf. abzuschließenden Auftragsverhältnisses gilt. Für die Nutzung der Vergabeplattform der Vergabekooperation Berlin und die damit einhergehende Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der technischen Vermittlung des Kontakts durch die Vergabeplattform sind die Berliner Wasserbetriebe verantwortlich i. S. d. EU Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“).
2. Zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Wir verarbeiten gem. § 3 i. V. m. § 2 Abs. 2 BlnDSG die personenbezogenen Daten über Sie für den Zweck der Durchführung eines Vergabeverfahrens, d. h. der Anbahnung und ggf. der Begründung und Durchführung eines Vertragsverhältnisses, soweit dies erforderlich ist.
Des Weiteren können wir gem. § 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, soweit dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Vergabeverfahren gegen uns erforderlich ist. Das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem gerichtlichen Verfahren.
Des Weiteren werden Ihre Daten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO verarbeitet, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten (bspw. Abfrage aus dem Korruptionsregister nach § 6 Abs. 1 Bln KRG, Abfrage in den Finanz-Sanktionslisten auf Grundlage der EU-Verordnung zur Bekämpfung des Terrorismus, vergaberechtliche oder steuerrechtliche Vorgaben) erforderlich ist.
Soweit Sie uns Ihre Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu bestimmten Zwecken gegeben haben, ist die Verarbeitung durch uns im Rahmen dieser Zwecke gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO rechtmäßig.
3. Welche Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir?
Wir verarbeiten Daten, die mit Ihrem Angebot bzw. Ihrer Interessensbekundung in Zusammenhang stehen. Dies sind im Einzelnen ggf. personenbezogene Daten der Geschäftsführung sowie der von Ihnen angegebenen Mitarbeiter:
Name, Vorname(n)
Geburtsdatum, -ort
Geschlecht
Ausbildung
Berufsbezeichnung
Ausgeübte Tätigkeit
Berufserfahrung
Referenzen
4. Aus welchen Quellen stammen personenbezogene Daten, wenn wir sie nicht bei Ihnen erheben?
Grundsätzlich erheben wir Daten bei Ihnen direkt. „Direkt“ bedeutet, wir verarbeiten nur Daten, die Sie uns im Rahmen des Vergabeverfahrens zur Verfügung gestellt haben.
5. Wer empfängt die Daten?
Wir können Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unseres Unternehmensverbundes übermitteln, soweit dies im Rahmen, der unter Ziff. III.2. dargelegten Zwecke und Rechtsgrundlagen zulässig ist (Bsp. Finanzbuchhaltung).
Des Weiteren werden Ihre Daten, wenn notwendig, an Fördermittelgeber in dem Umfang übermittelt, der erforderlich ist, um Verträge zu erfüllen und unserer Rechenschaftspflicht nachzukommen.
Im Übrigen werden personenbezogene Daten in unserem Auftrag auf Basis von Verträgen nach Art.28 DSGVO verarbeitet.
Soweit es gesetzlich erforderlich ist, werden Ihre Daten zwecks Abfrage an, die das Korruptionsregister führende zuständige Behörde übermittelt.
6. Ist die Übermittlung in ein Drittland beabsichtigt?
Eine Übermittlung in ein Drittland ist nicht beabsichtigt.
7. Wie lange ist die Dauer der Speicherung?
Gem. Bln LHO speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer des Vergabeverfahrens und darüber hinaus für sechs Jahre ab Beendigung des Vergabeverfahrens. Gehen wir ein Vertragsverhältnis mit Ihnen ein, so werden die Daten entsprechend für die Dauer des Vertragsverhältnisses länger gespeichert und darüber hinaus, je nach den steuerrechtlichen Erfordernissen, für zehn Jahre ab Beendigung des Vertragsverhältnisses.
8. Erforderlichkeit des Bereitstellens personenbezogener Daten
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten für eine Teilnahme am Vergabeverfahren und ggf. die Erteilung des Zuschlags erforderlich.
IV. Videoüberwachung
Die WISTA.Service GmbH Kekuléstraße 2-4, 12489 Berlin informiert Sie gemäß Art. 13 DSGVO über die Videoüberwachung an allen Standorten. Die Hinweisschilder zur Videoüberwachung befinden sich an den jeweiligen Gebäuden.
1. Zwecke und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung sowie berechtigte Interessen, die verfolgt werden
Die Videoüberwachung erfolgt zur Wahrnehmung des Hausrechts, zum Schutz unseres Eigentums durch die Vermeidung von Straftaten (Vandalismusprävention) sowie zur Beweissicherung bei Straftaten. Rechtsgrundlage der Videoüberwachung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, wobei unsere Interessen sich aus den vorgenannten Zwecken ergeben.
2. Speicherdauer oder Kriterien für die Festlegung der Dauer
Wir speichern die Aufnahmen für maximal 48 Stunden. Eine längere Speicherung erfolgt nur im Einzelfall, wenn diese zur Durchsetzung von Rechtsansprüchen oder zur Verfolgung von Straf- oder Ordnungswidrigkeiten durch die Polizei erforderlich sind.
3. Empfänger oder Kategorien von Empfänger der Daten
Den Zugriff auf Ihre Daten, erhalten die Bereiche in unserem Unternehmen, welche diese zur Bearbeitung und Durchführung unseres berechtigten Interesses benötigen. Eine Datenübermittlung an Dritte (z.B. Polizei) erfolgt nur, wenn dies zur Aufklärung einer Straftat oder Ordnungswidrigkeit nötig ist.
4. Ist die Übermittlung in ein Drittland beabsichtigt?
Eine Übermittlung in ein Drittland ist nicht beabsichtigt.
V. Interne Meldestelle
Datenschutzerklärung zur Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)
Das Unternehmen WISTA.Service GmbH nimmt den Schutz von personenbezogenen Daten sehr ernst. Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche personenbezogenen Daten wir bei der Nutzung der Meldestelle von Ihnen erheben und wie wir sie verwenden. Die Einhaltung der geltenden Datenschutzvorschriften stellen wir durch entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen sicher.
Verantwortliche Stelle und Datenschutzbeauftragter
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist die
WISTA.Service GmbH
Kekuléstraße 2-4
12489 Berlin
Der Datenschutzbeauftragte des Unternehmens ist unter datenschutz(at)wista-service.de zu erreichen.
Zur Bearbeitung einer Meldung hat die WISTA.Service GmbH eine Meldestelle eingerichtet. Telefonate werden vertraulich und anonym behandelt.
Ihre Meldungen können Sie an folgende E-Mail richten: meldestelle(at)wista-service.de.
Sie erhalten automatisch eine Eingangsbestätigung. Über die betroffenen Maßnahmen werden Sie innerhalb von 3 Monaten informiert. Bei länger andauernden Vorgängen erfolgt dies bis zu 6 Monaten.
Personenbezogene Daten
Grundsätzlich ist die Nutzung der Meldestelle – soweit rechtlich zulässig – ohne die Angabe personenbezogener Daten möglich. Sie können jedoch im Rahmen des Hinweisgeberprozesses freiwillig personenbezogene Daten bekanntgeben, insbesondere Angaben zu Ihrer Identität, Vor- und Nachname, Land des Wohnsitzes, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse.
Grundsätzlich erfragen und verarbeiten wir keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 der DSGVO, bspw. Informationen zur rassischen und/oder ethnischen Herkunft, religiöser und/oder weltanschaulicher Überzeugung, Gewerkschaftszugehörigkeit oder sexueller Orientierung. Jedoch können freiwillig solche besonderen Kategorien personenbezogener Daten von Ihnen bekanntgegeben werden.
Der von Ihnen gegebene Hinweis kann darüber hinaus personenbezogene Daten Dritter enthalten, auf die Sie sich in Ihrem Hinweis beziehen. Betroffene Personen erhalten die Möglichkeit, sich zu den Hinweisen zu äußern. In diesem Fall werden wir die betroffenen Personen über den Hinweis informieren. Auch in diesem Fall ist Ihre Vertraulichkeit gewahrt, da der betroffenen Person – soweit rechtlich möglich – keine Angaben zu Ihrer Identität gemacht werden und Ihr Hinweis so verwendet wird, dass Ihre Anonymität nicht gefährdet ist.
Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Meldestelle ermöglicht es Ihnen, mit uns in Verbindung zu treten und Hinweise zu Compliance- und Rechtsverstößen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz zu melden.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um die von Ihnen über die Meldestelle gemachte Meldung zu prüfen und die mutmaßlichen Compliance- und Rechtsverstöße zu untersuchen. Hierbei kann es vorkommen, dass wir Rückfragen an Sie haben. Dafür nutzen wir ausschließlich die Kommunikation über die Meldestelle. Hierbei steht für uns die Vertraulichkeit der von Ihnen gemachten Angaben an erster Stelle.
Die entsprechende Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt freiwillig aufgrund Ihrer bei der Meldung über das Hinweisgebersystem erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a Europäische Datenschutzgrundverordnung, DSGVO).
Des Weiteren verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist. Darunter fallen insbesondere Meldungen von straf-, wettbewerbs- und arbeitsrechtlich relevanten Sachverhalten. Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten durch die Meldestelle ist zulässig, wenn dies zur Erfüllung der Aufgaben erforderlich ist. (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 10 HinSchG).
Schließlich erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, sofern dies zur Wahrung berechtigter Interessen des Unternehmens bzw. eines Dritten erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zur Prävention und Aufdeckung von Verstößen innerhalb des Unternehmens, zur Überprüfung der internen Prozesse auf ihre Rechtmäßigkeit und zur Wahrung der Integrität des Unternehmens.
Zudem verwenden wir ihre personenbezogenen Daten in anonymisierter Form zu statistischen Zwecken.
Wir beabsichtigen nicht, Ihre personenbezogenen Daten zu anderen als den oben aufgeführten Zwecken zu verwenden. Andernfalls werden wir vorgängig eine entsprechende Einwilligung bei Ihnen einholen.
Weitergabe der personenbezogenen Daten
Das Unternehmen ist national tätig. Eine Einsichtnahme der gespeicherten Daten ist ausschließlich durch speziell hierfür autorisierte Personen innerhalb des Unternehmens möglich. Soweit dies zur Erfüllung des hiervor genannten Zwecks erforderlich ist, können auch speziell autorisierte Personen zur Einsichtnahme berechtigt sein. Alle zur Einsichtnahme autorisierten Personen sind ausdrücklich zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Zur Erfüllung des hiervor genannten Zwecks kann es zudem erforderlich sein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an externe Stellen wie Anwaltskanzleien, Straf- oder Wettbewerbsbehörden, inner- oder außerhalb der Europäischen Union übermitteln.
Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten gruppenintern oder extern weitergeben, wird mittels interner Datenschutzregelungen und/oder entsprechender vertraglicher Vereinbarungen ein einheitliches Datenschutzniveau sichergestellt. In sämtlichen Fällen verbleibt die Verantwortung zur Datenverarbeitung beim Unternehmen.
Dauer der Speicherung
Zur Erfüllung der im Abschnitt „Zweck und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung“ dargelegten Verpflichtungen und Aufgaben werden die personenbezogenen Daten nach Vorgaben des § 11 Abs. 5 HinSchG für einen Zeitraum von drei Jahren nach Abschluss des Verfahrens gespeichert. Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach dem HinSchG oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.
Ihre Rechte
Wenn Sie personenbezogene Daten angegeben haben, haben Sie jederzeit ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO) und Löschung (Art. 17 DSGVO) der personenbezogenen Daten. Sie können die Verarbeitung zudem einschränken (Art. 18 DSGVO) oder ihre Übermittlung an eine andere verantwortliche Stelle verlangen.
Des Weiteren haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen (Art. 21 DSGVO).
Sie haben das Recht, Ihre Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung, nicht berührt.
Diese Rechte machen Sie durch eine formlose Mitteilung an die Verantwortliche oder unseren oben genannten Datenschutzbeauftragten geltend. Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber uns geltend gemacht, sind wir verpflichtet, allen Empfängern, denen wir die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt haben, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Auf Verlangen informieren wir Sie über diese Empfänger.
Schließlich steht Ihnen unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
Externe Meldestelle des Bundes
Alternativ können Sie einen Verstoß nach dem Hinweisgeberschutzgesetz auch bei der externen Meldestelle des Bundes (Bundesamt für Justiz) melden: https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes_node.html